在几类常用分类方法中，每个高级文秘都应根据部门的实际情况，采用复合分类法，如下页图所示，一级目录按照使用对象来分类；二级目录采用事件的发展过程来分类。

文档一级、二级分类举例

对于业务类的信息，建议先按产品/项目及时间分大类，再结合部门所涉及信息资料的整体情况进行细分。

对于行政类日常信息，可视情况按时间、资料性质、发文单位、接口关系等进行分类。

二、文档存储

1·电子文档

电子文档的保存方法主要利用磁带机备份、光盘刻录、备份存入服务器等方法来实现，方法如下表：

保存方法文件类别要求

磁盘、光盘备份封存。将过一年保存期仍有保存价值的文档。刻入光盘、高容量磁盘，或压缩后存入普通磁盘，在磁盘封面上标注文件名、编号、归档日期、归档人及保存期限，放置在专用文件柜中。

在服务器中备份。经常会查阅的文件。文件保管责任人负责设立权限。

备份存入服务器。将需要保存电子文档。以年度为名称压缩存入服务器中，文件保管责任人设立权限(例如客户信息等重要、绝密文件，一定做好备份，控制文件查阅权限)。

电子文档应每月清理，重要文件备份保存。

2·录音文档

录音文档的保存由于其载体的特殊性，则要求保存的时候区别对待。通常在磁带内的附签写明内容主题、发言人员、时间和保存期限，特别需要注意的是录音文档的先后顺序，一般以编号顺序为准。磁带一般保存在保险柜内，避高温、潮湿。

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